Projekt menedzsment? Köszönöm, nem kérem.

Mondja az ügyfél számtalanszor, amikor meglátja tételként az árajánlatban.
De gondolj bele, amikor 4+ ember dolgozik együtt, ráadásul különböző területek szakértői, ki az, aki összefogja az egészet, hogy ne legyen belőle káosz? Olyan közvetítő közeget képzelj el, ami totális összhangot teremt ahhoz, hogy a digitális termék értéke ne a 0 felé konvergáljon.

Mi van az emberek fejében?

Amikor megkérdezik, hol dolgozol, elhangzik a cég neve és profilja…
„Akkor fejlesztő vagy?” – hangzik a kérdés csillogó szemekkel, ebben a pillanatban te vagy az Isten.
Majd amikor elmondod, hogy te tulajdonképpen PM vagy, kissé csalódottan kapsz egy: „Jaa…”-t, esetleg bővebben: „jaa, értem, az jó…”-t. Itt általában nincs több kérdés, témaváltás következik.

A projekt menedzsment fogalma nem elég ismert hazánkban vagy, aki ismer olyat, aki már hallott róla, az mind más-más területről. Természetesen iparáganként változó, speciális szempontok és módszertan alapján folyik a munka. Még azonos területen belül is óriási különbségek lehetnek, de egy biztos: A projekt menedzsment könnyű, amíg ki nem próbálod.

Gyakori gondolat: „ezt én is meg tudom csinálni”? Rendben, itt egy tervező, grafikus, két fejlesztő, plusz szakmai vezetők. Hogyan kezdenéd?

A feladat egyszerű és unalmas: Biztosítsd, hogy a projekt határidőre elkészüljön, persze a minőség nem kérdés és természetesen úgyis van rá valami kész megoldás, ami tökéletesen illeszkedik az adott projekthez. Készítünk egy tervet, ami úgysem változik, hiszen jól kitaláltuk…
Figyelmeztetlek: egy biztos van, ez pedig a változás.

Miért jó neked mégis a projekt menedzsment?

Egy olyan szakmáról beszélünk, ami legfőképpen a tapasztalatokra épül. Egy tanulmány szerint pl.: a szakemberek pontos intuícióit sokkal jobban magyarázza a nagy tapasztalat, mint a heurisztikák. Más területekre is igaz természetesen, erre kifejezetten.
Mivel nincs két egyforma projekt, a korábbi best practice-ekből célszerű táplálkozni.

Láthatod, hogy mindenképpen hasznos számodra, hiszen már végigvitt párat, és minden erejével azon van, hogy a résztvevőkből a legjobbat hozza ki. Tehát, egy projektben, ahol több ember összehangolt munkájából születik egy termék, ott bizony szükség van rá, így előnyös ez egy webes projektnél is.

Elvárás, hogy a team tagjai mindig legyenek képben, minden információ időben érkezzen az adott feladat felelőséhez, a minőség nyilván nem kérdés: Nagyon jót akarsz.

Ennek érdekében a PM: tervez, szervez, koordinál, ütemez, tisztáz, egyeztet, tájékoztat, határidőket szab, motivál, összehangol, tartja a kapcsolatot, zsonglőrködik mindennel, amivel csak lehet, ugyanis létezik optimális eset, de csak elméletben. Eközben pengeélen táncol, hogy mindig a megfelelő emberek legyenek összekötve a megfelelő időben és hatékonyan tudjanak együtt dolgozni, mert szeretnéd, ha minden az elképzeléseid szerint haladna.
Nem 7 emberrel kell kapcsolatot tartanod, hanem eggyel.

Az elejétől a végéig és utána

A PM a projekt elejétől a végéig szerves része a csapatnak, kiveszi a részét a munkából.
Már az árajánlat kérés/adás során is jelen van, hiszen a csapata fogja megbecsülni a projekted időtartamát és felmérni azt, hogy az igényed technikalilag is megvalósitható-e, egyeztet a megfelelő szakemberekkel, hogy megtudja mennyi az az idő ráfordítás, amivel elkészülhet a projekt.

Elfogadtad az árat. Ettől kezdve már közvetlenül vele kommunikálsz. Elküldi neked a keretszerződést, hogy átnézethesd, kérdések, észrevételek lehetnek, módosítás, közös nevezőre hozás. Bármilyen észrevétellel keresheted, mindig a megoldáson fog dolgozni.
Ütemezést készít, amelynek változásairól folyamatosan értesülsz.

Tájékoztatja a tervezőket az igényeidről, szervezi a szükséges találkozókat, megbeszéléseket, ellenőrzi, hogy a kolléga, hogyan halad az adott munka szakaszban meghatározott feladatokkal, és amennyiben valami hátráltatja, vagy információra van szüksége, beszerzi.

A kutatási, tervezési és grafikai feladatoknál abban is segít, hogy minél több információ álljon rendelkezésre, minél előbb véleményezhesd a kreatív munkát (drótvázak, folyamatábrák, grafikai tervek) ne csak a végleges tervekkel szembesülj, amikor már meglehetősen nagy erőfeszítés árán lehet csak változtatni a struktúrán, megjelenésen. Hiszen a felhasználóknak, akiknek készül az oldalad, fontos az első benyomás. Ez is meghatározza, hogy maradnak az oldalon vagy sem, veled szeretnének-e dolgozni, egyáltalán kérnek-e ajánlatot tőled stb.

Eközben persze fennáll az az eset is, amikor nem szolgáltatod a szükséges információt (pl.: tartalom, döntések) és nem lehet haladni a tervek szerint. Ilyenkor ülünk és várjuk, hogy hátha észbe kapsz és küldöd. Hát hogyne! Nem igazán kifizetődő, mi is pénzből élünk. Ekkor ki kell találni, mi az, amit előrébb lehet hozni, mit lehet átütemezni, hogy haladjunk is és ne menjen feleslegesen az idő. Ekkor történik a zsonglőrködés, hogyan töltsük produktívan a várakozás időszakát is.

A fejlesztés során is folyamatosan felügyeli az előrehaladást, szállítja az információt, ami előrébb viszi a projektet. Amennyiben már van olyan része az oldalnak, amit kipróbálhatsz, megnézhetsz, véleményezhetsz, azt megmutatja neked (miután ő is tesztelte) hogyan tudod használni. Eközben persze lesznek észrevételeid, amelyeket összegyűjt és továbbít az illetékesnek.

Megkaptad a béta verziót. Együtt átnézitek, megtanítja, hogyan használd, módosítsd te magad is a tartalmat, hogy ezzel is megkönnyítsük az életed. A tesztjeid és a belső tesztjeink során összegyűjtött információkat, kérdéseket, észrevételeket szintén össze kell gyűjteni és foglalkozni velük, megoldani a felmerülő problémákat.

Úgy érzed, már a közönségednek is megmutatnád az oldalt. Ekkor a rendszergazdát köti össze a megfelelő személlyel, amennyiben tőlünk független, külsős hosting szolgáltatót alkalmazol, esetleg házon belül van a szervered.

Élesben is megy az oldal, öröm, boldogság! Ekkor még nincs vége, mert a projekt lezárulhat, de egy digitális termék fejlesztése sosem ér véget. A felhasználók és a te további észrevételeiddel is foglalkozik, érdekli elégedettek-e, figyelemmel kíséri eléred-e a kitűzött célokat, amiért az oldalad elkészült.

Végül, de nem utolsó sorban, az oldal készítése során keletkezett tapasztalatokat (pozitív, negatív) a csapattal közösen elemzi, ami nagyon fontos a fejlődés érdekében.

Ez persze 1 projekt, általában több megy párhuzamosan, csúsztatva, ha egy valami módosul, akkor minden másra is hatással van. A változás tehát tényleg állandó, és ehhez folyamatosan alkalmazkodni kell.