Időmenedzsment a gyakorlatban, 8 tipp és egy kis módszertan

Időmenedzsment a gyakorlatban,  8 tipp és egy kis módszertan

Biztosan voltál már olyan helyzetben, hogy egyszerűen annyi mindennel kellett foglalkoznod, hogy azt sem tudtad mibe kezdj bele. Persze, nem lehet mindent egyszerre, így volt, ami nem lett meg időben és biztosan olyan is akadt, amire egyáltalán nem jutott időd.

Ezt pedig sem a magánélet sem a munka nem tolerálja. Szóval lépjünk egy kicsit hátrébb és nézzük meg az alapoktól, hogyan lehet egy kis tervezéssel elkerülni vagy megoldani a hasonló helyzeteket.

Az idő pénz, de tényleg

„Bocs nem volt rá időm…” Ezerszer hallottuk és használtuk ezt a mondatod, de mit is jelent pontosan az, hogy nem volt időd valamire?

A te napod 24 órából áll, az enyém is és nem ismerek olyan embert, akinél ez másképpen működne.

Áhh, hogy neked több feladatod volt? Na ez már közelebb áll a valósághoz. Ha megnézzük, végülis minden embernek ugyanannyi ideje van, de nem ugyanannyi a teendőjük. Valami viszont még mindig nem az igazi. Azért mert több teendőd van, még el kellene tudnod végezni mindet, maximum többet dolgozol.

Jaa, hogy több feladatod van, mint ami belefér 24 órába. Ez így már teljesen érthető, de várj… Most hagyjuk, hogy miért volt több dolgod és válaszold meg, miért nem csináltad meg, amire kértelek?
„Mert nem volt rá… khm… Mást csináltam helyette.”

Na erről van szó. Mindenkinek ugyanannyi ideje van, de mindenki másképpen használja fel.

Az idő pénz

Akár azt is mondhatjuk másképpen költjük el ugyanazt a 24 órát, mert ha végiggondolod az idő tényleg olyan mint a pénz. Minden hónapban kapunk valamennyi fizetést, amiből ki kell fizetnünk dolgokat.
Ha jól matekozunk, akkor mindent ki tudunk fizetni és még marad is egy kicsi sörre, de ha nem figyelünk oda, könnyen túlköltekezhetünk és nem marad pénzünk minden szükséges dologra, nemhogy még sörre is.
Ugyanez van az idővel is, ha nem tervezünk vele, nem hogy elmarad a pihenés, de a fontos dolgok is könnyen háttérbe szorulnak.

A gondolatot meglovagolva itt van egy kicsit elcsépelt, de teljesen helytálló motivációs Fatboy Slim:

Priorizálás

Ahhoz, hogy tervezni tudjunk az időnkkel, fontos látni, hogy az egyes teendőknek eltérő prioritásuk van. Ez megint csak olyan mint egy havi fizetés. Először a kötelező dolgokat fizetjük (számlák, bérlet stb…), majd a fontosakat (étel, ruházat stb…), aztán kevésbé fontosakat és végül a nem létszükségleteket.

A probléma ott kezdődik, hogy ez a prioritás változik az adott teendők sűrgősségének függvényében. A könnyebb fogyasztás érdekében hadd magyarázzam el egy buta példával:

Nincs öltönyöd. Tudod, hogy egyszer szükséged lesz egyre és ezer éve rajta van a listádon, de nem igazán foglalkozol a vásárlással, mert nem sürgős. Aztán egy ismerősöd az utolsó pillanatban meghív az esküvőjére és hát most már kellene az az öltöny, szóval végre elindulsz vásárolni.
Veszel is egy menőbb darabot, hisz van bőven pénz a tárcádban. Elmész az esküvőre, ráadásul viszel egy drága ajándékot is, mert van rá pénzed.
Az esküvőnek vége, jön a következő hét, lassan lejárnak a számlák is, pár napod maradt befizetni mindent. Számolod a pénzed, de nincs elég, elment az öltönyre, az ajándékra, meg az italokra, amelyekre meghívtad azt a szőke lányt…
Sürgősen fizetni kellene, de nincs miből. Kikapcsolják az áramot.

Rossz tervezés, üres tárca

De hol ment félre a dolog? Mind az öltöny vásárlás, mind a számla fizetés előre látható volt és egyértelmű, hogy a számlákat fontosabb befizetni.
Csakhogy a sürgősebb dolgokat fontosabbnak érezzük és hamarabb megcsináljuk azokat. Ezért a valójában szükséges dolgok a háttérbe szorulnak. Ha pedig nem számolunk mindennel, ez könnyen bajba sodorhat minket.

Ahhoz pedig, hogy ésszerűen tudjunk priorizálni érdemes valamilyen módszertant használni.

Időmátrix

Stephen R. Covey szerint priorizáláskor meg kell vizsgálni egy feladat sürgősségét és fontosságát. Ezek permutációjából pedig az jön ki, hogy egy teendő a következő 4 állapotban lehet:

  1. Sürgős és fontos
  2. Fontos, de nem sürgős
  3. Sürgős, de nem fontos
  4. Nem sürgős és nem fontos

Covey időmátrix

A fenti táblázat 4 részét sorrendben a következőképpen kell kezelni:

1. Sürgős és fontos

Ez kvázi a tűzoltásnak felel meg. Az itt lévő dolgokat azonnal kezelni kell, mert nagy bajt okozhatnak.

Törekedni kell arra, hogy minél kevesebb pont kerüljön ide, aminek a lényege, hogy a fontos dolgok nem válhatnak sürgőssé és fordítva.

A fenti példában a fontos számla befizetését előre látjuk, így ha időben kezeljük nem lesz sürgős. A kevésbé fontos öltöny vásárlásának szüksége pedig szintén ismert, így ha nem halogatjuk a végtelenségig, nem válik sürgőssé.

2. Fontos, de nem sürgős

Optimális esetben minden olyan feladat ide kerül, ami valójában szükséges. Ide megy a számla befizetése.

A cél, hogy ebbe a negyedbe kerüljön a feladataid nagy része, hogy időben tervezni lehessen velük. A lényeg, hogy ezek tegyék ki egy napod vagy heted 80%-át.

3. Sürgős, de nem fontos

Ezek azok a dolgok, amiket nem nagyon lehet elhasztani.

Például egy találkozó vagy telefon valakivel, esetleg megbeszélések.

4. Nem fontos és nem sürgős

Ezekkel nem lesz gond, ha elmaradnak vagy elcsúsznak, de hosszabb távon hasznosak lehetnek.

Például ide lehet rakni a szakmai blogok vagy könyvek olvasását, telefon vagy számítógép frissítését, növények átültetését stb…

A cél, hogy ezeket sem felejtsük el és előbb-utóbb, mindent megcsináljunk.

Heti és napi tervezés

Már tudjuk, hogyan kell priorizálni, de hogyan lesz elvégezve minden feladat?

Először is fogadd el, hogy nem tudsz mindent megcsinálni. Egyszerűen nem lehet berakni 32 órát 24 órába, ennyire egyszerű. Van amit másnap vagy következő héten kell megcsinálni.

A priorizálásnak pont az lényege, hogy azokkal foglalkozz először, amik legnagyobb hatással vannak az életedre vagy a munkádra, mert így leszel a leghatékonyabb úgy, hogy a halaszthatatlan dolgokat sem kell eltolnod. Így tudsz nyugodtan hazamenni munkából és nyugodtan aludni éjszaka, így tudod megtartani a másnak adott szavad.

Checklist

Ha ez megvan, menj végig a következő lépéseken:

1. Teendő lista

A priorziálás legelső lépése, hogy listába szedsz minden feladatot (de tényleg mindent), amit valamikor majd meg kell csinálnod.

2. Becslés

Becsüld meg az összes teendő munkaidejét. Ezzel egyértelmű lesz, hogy mennyi időre van szükséged.

Hasznos, ha számolsz az általános dolgokkal is, mint az átlagos telefonálás, levelezés, megbeszélés stb… idő, mert ezek is elvesznek abból, amit fel tudsz használni.

3. Heti terv

Meg kell határozni, hogy mit kell vagy lehet az adott héten megcsinálni. Ezek összes ideje soha nem lehet több, mint a rendelkezésre álló idő, mert fizikálisan nem vagy képes többet csinálni.

Könnyen előfordulhat, hogy például 5 napra 7 napnyi munka jut. Ezzel nem lehet mit csinálni és össze kell szedni, hogy mi az ahol a legkevésbé okoz gondot a csúszás és át kell rakni a következő hétre.

4. Napi terv

Minden reggel szánj 15 percet a feladatok összeírására. Írd fel, hogy aznap mit kell megcsinálnod ahhoz, hogy az adott hétre tervezett dolgok teljesüljenek.

Amint megvannak a feladatok, rendezd azokat sorba a fenti mátrix negyedei alapján (1,2,3,4). Ha szükséges, az egyes negyedeken belül használhatsz egyszerű fontosság szerinti rendezést.

Itt is fontos, hogy az adott napnyi feladataid összideje nem lehet több annál, mint ami a rendelkezésedre áll.

5. Csináld végig

Ezen nincs mit magyarázni. Kezdd a legelső ponttal és húzd ki, ha végeztél. Aztán így tovább egyesével, amíg mindent ki nem húztál az adott napra.

Tippek

Papíron ez egy egyszerű módszertan, de a gyakorlatban sok ponton el lehet csúszni. Ezért itt van néhány tipp, ami megkönnyíti az időd kezelését.

Kerüljük a fejfájást

1. Védd az időd

Talán ez a legfontosabb. Nem leszel képes megcsinálni az adott heted vagy napod, ha engeded, hogy más beleszóljon a terveidbe. Ne félj nemet mondani, ha nem megoldható. Az még kínosabb ha elvállalsz valamit és nem tudod megcsinálni.

2. Tanulj becsülni

Ez biztosan nem fog elsőre menni, de minél többet csinálod, annál pontosabb leszel. Valamint, sokat segít, ha használsz valamilyen time tracking eszközt, ahol látod a korábbi feladataid szükséges idejét.

3. Ne tervezz 100%-kal

Egy dolog biztos, a váratlan. Egyszerűen nem láthatsz előre mindent és ha az összes rendelkezésre álló időd betervezed, a váratlan dolgok problémát fognak okozni.

Jó módszer, ha kb. 80%-ot tervezel. Ha nem jön semmi, akkor keresel egy új teendőt a következő napról vagy hétről, de ha esetleg megtalál egy váratlan telefon vagy probléma, marad egy kis plusz időd a megoldásra.

4. Nyeld le a békát

Ne halogass valamit csak azért, mert nincs kedved hozzá. Sőt próbáld minél hamarabb megcsinálni, hogy lehetőség szerint később (amikor fáradtabb vagy) már könnyebb feladatok maradjanak.

Nyeld le a békát

5. Maradj fókuszban

A jó időmenedzsment egyik fontos eszköze a hatékony időkihasználás, amihez fontos az adott feladatra fókuszálni.

Lehetőleg egyszerre csak egy feladaton dolgozz, ne kezdj másba, amíg teljesen le nem zártál valamit.

Ha lehet, akár kapcsold ki az üzenetekhez tartozó értesítéseket. Senki nem fog megsértődni, ha 2–3 óránként válaszolsz az üzenetekre, de nem fog 10 percenként kibillenteni egy-egy sms, chat vagy e-mail.

6. Tiszteld mások idejét

Te sem várhatod el, hogy tiszteljék a tervedet, ha te sem foglalkozol másokéval. Fogadd el, hogy nem mindenkinek az a sürgős vagy fontos, ami neked és próbálj másokat minél kevésbé zavarni.
Ha kialakul ez a kultúra körülötted, sokkal könnyebb lesz hatékonyan dolgozni.

Ha szükséges (például munkában), használhatod a következő kommunikációs sorrendet:

  • Általános kérdések feladatok:
    Email, sms, bármilyen feladatkezelő rendszer
  • Viszonylag fontos (megakadtál valami sürgőssel):
    Chat, telefon
  • Tűzoltás, azonnal meg kell oldani (leáll egy weboldal):
    Személyesen (vigyázz, mert megzavarod abban, amit csinál és nem tudod, az milyen fontos)

7. Kommunikáció

Mint minden helyzetben, a megfelelő kommunikáció nagyon sokat segít mind az időd tervezésében, mind a terved védelmében, illetve az eltérések kezelésében.

Ha látod, hogy valami nem készül el időben, szólj előre, így kevésbé lesz váratlan probléma (lehet vele tervezni). Például jelezd, ha valami már csak jövő hétre vagy utána fér be.

Amikor valaki új feladattal borítaná a terved, jelezd neki, hogy ha megcsinálod, akkor helyette mi nem fog teljesülni.
Ha a felettesedről van szó, így neki kell döntenie, mi készüljön el, ha pedig munkatársad az, akkor a feletteseddel kell megbeszélnie. Így egyik esetben sem lesz több feladatod mint időd.

Igazából az a legjobb, ha publikus a terved és már a felesleges köröket is el lehet kerülni.

8. Ha minden SOS feladat, akkor semmi sem SOS feladat

Persze, könnyű mondani, hogy törekedjünk az első negyed üresen tartására, de tapasztalat szerint sajnos vannak húzós időszakok, amikor tényleg minden összejön.

Tűzoltás

Továbbra sem lehetséges egyszerre több feladatot megcsinálni, így az első negyeden belül is priorziálni kell. Meg kell nézni, mi az, ami a legfontosabb (esetleg a leghamarabb megoldható) és sorrendet kell felállítani. Így minden érintett félnek meg tudod mondani, kb. mit mikorra várhat. Nem mindig fog tetszeni a válasz, de jobb mint a „nem tudom” vagy a „sok dolgom van” és neked már csak egyesével végig kell menned a felsorolt pontokon.

8+1. Alakítsd szokássá

Egy jó lista és terv nagy szabadságot ad. Semmit sem kell fejben tartanod, minden fontos dologra sor fog kerülni és még azt is viszonylag jól meg tudod mondani, hogy mire mikor lehet számítani.

Ugyanakkor, ez akkor működik, ha folyamatosan használod. Ezért mindig

  • Írd fel, ha bejön egy új feladat
  • Becsüld meg a feladatok idejét
  • Készíts hét elején heti tervet
  • Készíts reggel napi tervet
  • Frissítsd a tervet, ha szükséges

Ha ezeket kihagyod, nem lesz megbízható rendszer és elbúcsúzhatsz a nyugalomtól.

Eszközök, szakirodalom

A leírtak, ha nem is 100%-ban, de nagy mértékben Stephen R. Covey könyvén, A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokásának egyik fejezetén alapulnak.
A könyv részletesen bemutatja az időmátrixot. Továbbá, jó leírást ad az egyes negyedek kezeléséről.

Könyvajánlás

Szintén hasznos könyv az Intézz el mindent, amit David Allen írt. Ebben a gtd-ről (get things done) lehet olvasni, ami egy másik haszonló módszer a priorizáláshoz és könnyen összeegyeztethető Covey írásával.

A Week Plan nevű webalkalmazás pedig egy jó eszköz heti és napi tervek készítéséhez. Az eszköz az időmátrix módszertanára épül és ha feliratkozol, hetente kapsz tippeket a hatékonyságod növeléséhez. Ezek között vannak tényleg hasznosak is.
Tartozik hozzá mobil alkalmazás is. A használata, alapjában ingyenes, de vannak prémium (fizetős) funkciók is.

A Toggle egy népszerű és egyszerű time tracking rendszer, amivel könnyen optimalizálhatod az időbecslésedet.
Van mobil alkalmazása is, illetve az alapverzió ingyenes.

Összegzés

Napjainkban nem egyszerű mindent fejben tartani és megfelelő prioritással kezelni, ezért érdemes valamilyen módszertan szerint kezelni az idődet is.

A fent írtak, azt a módszert mutatják be nagyvonalakban, amit Covey könyve alapján a saját munkában használok és ami segít eligazodni a mindennapokban.

A cél, hogy ezeket az alapokat felhasználva te is olyan rendszert dolgozz ki, ami segít hatékonyan kezelni a teendőidet.

Előadás diái

Erről a témáról beszéltem az ITrend meetups-on:

Varga Tamás

Projektmenedzser, hobbi tervező. Természetes élőhelye az e-kereskedelem és a felhasználói élmény tervezés.

A tudásmegosztás jó dolog.
Mindenkinek ezt kellene tennie.



Ez bizony kár!

Sajnáljuk, ha így gondolod, de ez szíved joga.
Olvasd el ezt a posztot, hátha változik a véleményed!

Elolvasom

Egyetértünk!

Küldetésünk a tudásmegosztás, ezért is küldünk havonta hírlevelet. Jelenleg 4503 tudáséhes embernek. Érdemes feliratkoznod!

Gratulálunk!

Nagyszerűen döntöttél. Te is oszd meg a tudásod a világgal.

Hozzászólások