Esettanulmány: Hogyan digitalizáltuk a Rossmann webshop rendelés ellenőrzés folyamatát

Ahogy egy webáruházban is törekedni kell a leghatékonyabb folyamatok kialakítására, úgy a logisztikában is fontos a gyors és pontos munkavégzés.
A weben létezik erre számos analitikai megoldás, de mi a helyzet egy raktárban?
Na ilyen tervezési kihívásokról olvashatsz a Rossmann egyik projektjén keresztül.

Előzmények

A Rossmannal sok közös projektünk volt az elmúlt évek során. Készítettünk webshop appot iOS-re és Androidra, terveztünk landoló oldalt a Rossmann+ bevezetéséhez és folyamatosan együttműködünk a webáruház felületének megújításával kapcsolatban is.

Legutóbb más problémával kerestek meg minket: egyszerűsítsünk az egyik raktári folyamatukat, egy app fejlesztésével.

A probléma

Alapvetően egyszerű a folyamat. A Rossmann minden egyes csomagot manuálisan is ellenőriz kézbesítés előtt, hogy a vásárló biztosan azt kapja, amit rendelt.
Ha megfelelő a rendelés, akkor mehet postára, de ha bármi eltérést találnak, akkor megy vissza a raktárba „javításra”.

Vásárlói oldalon ez nagy biztonságot és kiemelkedő elégedettséget eredményez, logisztikai oldalon ugyanakkor meglehetősen időigényes folyamat. A probléma pedig ott kezdődik, hogy az ellenőrzés teljesen analóg, nyomtatott listák alapján történik. A dolgot pedig az is fűszerezi, hogy a nagyobb terhelési időszakokban (karácsony, JOY-napok) idénymunkások is segítik az állandó raktári alkalmazottak munkáját.

Ez pedig a következő 3 szempont szerint okoz gondot:

1. Nagy hibafaktor

• Megeshet, hogy az ellenőrző személy egyszerűen félreolvassa egy termék nevét
• Könnyen össze lehet keverni két terméket (citrusos tusfürdő / citromos tusfürdő)
• Össze lehet keverni két rendelés azonosítóját is
• Aki csak ideiglesen dolgozik a raktárban, kevesebb tapasztalattal rendelkezik, még nagyobb eséllyel hibázik

2. Sok időt igényel

• Kinyomtatod a listát -> megkeresed hozzá a dobozt -> alaposan megnézed a termékeket, hogy ne legyen keveredés -> eldöntöd, hogy rendben van-e vagy sem
• Az új alkalmazottaknak meg kell tanítani a folyamatot, az elején felügyelni kell a munkát

3. Nincsenek mérések

• Nincs semmilyen adat a hibás csomagok arányáról és az egyes műszakok teljesítményéről

Célok

A problémák alaposabb megismerése után a következő célokat határoztuk meg:

• Az appnak „vezetnie” kell: bármilyen felhasználónak előzetes oktatás nélkül el kell tudnia végezni az ellenőrzési folyamatot
• A lehető legegyszerűbb és leggyorsabb folyamatra kell törekedni
• Minimalizálni kell az emberi hibafaktort, az ellenőrzéseket az appnak kell elvégeznie
• Minden egyes ellenőrzés adatait rögzíteni kell és felhasználható formában meg is kell jeleníteni
• Jah igen… Az egésznek azon az eszközön kell futnia, amit a Rossmann a raktári munkához biztosít

Tervezés

Az egész projekt legfontosabb és legérdekesebb része a tervezés volt. Nem is annyira a felületek megrajzolása, sokkal inkább a céleszköz és a munkafolyamat megismerése és a megfelelő folyamat felépítése.

Ahhoz, hogy valóban hasznos alkalmazást készítsünk, teljesen meg kellett ismerni a céleszköz lehetőségeit és a folyamatot is olyan szinten ismernünk kellett, hogy akár mi magunk is beállhassunk rendelést ellenőrizni.

Előbbihez egy kifejezetten raktári munkára kialakított Zebra telefonra esett a Rossmann választása, amely Android operációs rendszert futtat és a vonalkód olvasó lézeren túl, meglehetősen masszív kialakítással is rendelkezik.

Utóbbihoz pedig részletesen bemutatták nekünk a raktári folyamatot.

És ez elég volt?

Cseppet sem.

Addig rendben vagyunk, hogy mit csinálnak a raktárban és mire kellene appot írni, de mi lenne a jó folyamat?

Ennek megfejtéséhez már bábozni kellett. Ehhez kaptunk egy szép nagy csomagot, tele minden fajta termékkel, illetve a telefont is használhattuk.
Körbeültük az egészet és elkeztünk terméket ellenőrizni…

Hasznos volt? Nagyon!
Számos felismerés történt, leírom a legérdekesebb hármat:

Kerülni kell a tappolást

Értintőképernyős, Androidos telefonra fejlesztünk, mehet is bele minden fajta király gomb…

Hát nem. Az eszközön található egy fizikai gomb, amivel a vonalkódot kell beolvasni. A valóságban pedig nagyon macerás volt a dolog, mert folyamatosan változtatni kellett, hogyan tartjuk a telefont, attól függően, hogy vonalkódot olvasunk be, vagy valami interakciót hajtunk végre az app-ban.

Ezután egyértelművé vált az irány: minden interakciót egy gombhoz kell kötni.

Nem számít mi van a csomagban

Oké, termékeket kell azonosítani. Jöhet egy lista a doboz tartalmáról (képpel, névvel, esetleg cikkszámmal), majd minden egyes beolvasáskor pipáljuk a helyes tételeket. (Gondolta mindenki, akinek köze volt a projekthez).

Nos, ez sem pont így van. Mert kiderült, hogy a folyamat megfelelő elvégzéséhez egyáltalán nem kell tudnom mi van a dobozban. Csak be kell olvasni mindent, a többit majd megoldja az app.

Így tervezéskor eggyel kevesebb képenyő vált szükségessé, a fejlesztésre eggyel kevesebb funkció került, a felhasználó pedig megszabadult egy komplex és felesleges résztől. Mindenki örül.

Egyforma terméket gyorsabban is lehet ellenőrizni

Ha valamiből több darabot rendeltek, gyakorlatban egyszerűbb beírni, hogy mennyi van a dobozban, mint egyesével beolvasni.

Ennek kezelésére, egyszerűen átvettük az áruházakban már ezer éve létező megoldást: Több egyforma termék esetén, a pultos beolvassa az elsőt, majd bepötyögi hány darab van belőle.

Az appban szükségessé vált egy automatizmus, ami felismeri, hogy több darabot rendeltek-e az adott terékből. Ha pedig ilyet olvasnak be, meg kell jelennie egy ablaknak, amiben meg lehet adni a pontos mennyiséget.
(Egyetlen érintős megoldás az egész folyamatban).

Folyamat

A fenti tudás birtokában már nekiláthattunk a folyamat tervezésnek.

Autentikáció

Minden alkalmazottnak egyedi vonalkódot tartalmazó kártyája van. A munka elkezdéséhez elengedő beolvasni a kódot és az app belépteti a felhasználót, majd jelzi a következő lépést:

Csomag beolvasása

A felhasználó egyszerűen beolvassa a rendelés dobozán lévő vonalkódot. Az app a háttérben beazonosítja a webáruházban lévő rendelést és letölti annak termékeit és hozzátartozó cikkszámokat is. Majd jelzi a következő lépést:

Termékek beolvasása

A kijelzőn megjelenik az adott rendelésben lévő termékek száma.

A felhasználó beolvassa a termékeket és nagyobb darabszám esetén felugró ablakban beírhatja a pontos mennyiséget. Az ablakhoz gyors gombok is tartoznak, amik a leggyakoribb kiszerelések számát tartalmazzák, így még gyorsabb a folyamat.

Minden egyes beolvasáskor csökken a kijelzőn lévő termékszám, 0-nál pedig jelzi a következő lépést:

Csomag zárása

Az ellenőrzést végző személy a doboz vonalkódjának újbóli leolvasásával jelzi, hogy befejezte a beolvasást. Ekkor az alkalmazás összahasonlítja a rendszerben lévő adatokat a valós adatokkal. Amennyiben minden megfelelő, zöld jelzést ad és el lehet küldeni a csomagot, de ha bármi eltérést talál, akkor vörös jelzést mutat és vissza kell küldeni „javításra”. Mind a két eredmény után újra kezdődik a folyamat. Az adatok pedig továbbításra kerülnek későbbi felhasználásra.

Fejlesztés

Miután megvolt a megfelelő folyamat, már minden könnyen ment.

Tervező kollégáim gyorsan elkészítették a látványteveket. Egyszerűek és könnyen érthetőek, semmi felesleges elem.

Azok alapján pedig lefejlesztettük az Android appot is, amihez végig a Zebra készüléket használtuk.

A felhasználók kezeléséhez és az adatok feldolgozásához pedig külön admin felület készült a Rossmann számára.

Éles használat

A rendszer tesztelése eleinte néhány fővel történt, amely során főként bugok javítására és kisebb felület optimalizálásra került sor.

A nagy megmérettettés pedig az őszi GLAMOURE-napok alatt zajlott, amikor a megnövekedett rendelések ellenére időben sikerült ellenőrizni a dobozokat és mindenki rendben megkapta a csomagját.

És miért vagyunk erre büszkék? Ehhez hadd osszam meg azt a visszajelzést, ami talán a legjobban leírja az app előtti állapotot:

A logisztikai applikációval alapvetően megmentették a Glamoure napunkat, ezt szeretnénk megköszönni.

Maga az alkalmazás és az admin felülete pedig a mai napig használatban van, amit kisebb-nagyobb kiegészítésekkel a mai napig optimalizálunk a hatékonyabb munkavégzés érdekében.

Összegzés

A Rossmann Logisztikai appja nagyon jól megmutatja, mennyire hasznos tud lenni egy egyszerűbb alkalmazás is, amennyiben megfelelően megismerjük a folyamatokat és a felhasználók problémáit.

Érdemes ezt fejben tartani, mielőtt beleugrunk egy költségesebb fejlesztésbe.

Ha pedig érdekel, milyen az app, nézd meg a behance oldalunkon.