Digitalizálj jól!

Digitalizálunk. Amit csak lehet, digitalizálunk. Üdvözlendő, hiszen a folyamatok hatékonyabbá, transzparenssebbé, mérhetőbbé válnak, ráadásul a hibalehetőségek száma drasztikusan csökken. Viszont lehetne jobban is csinálni. Sajnos kifejezetten sokszor találkozom azzal, hogy valahogy a digitalizáció során kifelejtődik az ember, az emberi tényező.

Mesélek egy sztorit, ami megvilágítja, mire gondolok. Dolgoztam egy kórházi projekten, ahol a műtéti előjegyzést kellett digitalizálni. Volt kettő, a hétköznapokban használt napló, amibe kézzel, sokszor felülírva egymást, jegyezték fel az orvosok, nővérek hónapokkal előre a páciensek műtétjeit. Mit gondolsz, miért terveztünk egy új célszoftvert a naplók kiváltására? Mert létezik egy kórházi rendszer, ami ugyan ezt a funkciót is képes ugyan ellátni, csak épp használhatatlan és alkalmatlan rá. Sok másra jó, de erre nem.

A példa jól demonstrálja a digitalizáció során elkövetett egyik fő hibát, amit több ízben is tapasztaltam már. A valóságban létező folyamatokat úgy képezik le digitális rendszerekbe, hogy asztalok, táblák mellett terveznek, gondolkodnak, ötletelnek vezetőkkel, szakértőkkel közösen. Kétségkívül kényelmes így, de a folyamatban résztvevőket és érdekelteket nem kérdezik meg. Pedig az ő munkájukat (is) könnyíti majd az új rendszer és ezeknek az embereknek kell majd a rendszerrel dolgozniuk. Ráadásul az asztalok mögött nem derül fény olyan problémákra, fájdalmas pontokra, ilyen-olyan motivációkra, amelyek nagyon is léteznek. Ha ez kimarad, akkor jön a megoldáskeresés. Nem tudja a rendszer? Akkor megoldjuk okosba, mert az ember kreatív. Legrosszabb esetben nem használják a rendszert. Így született meg anno a napló használat is.

Bármilyen folyamato(ka)t is digitalizálsz, menj ki terepre. Térképezd fel a folyamat pontjait, az ott megjelenő emberekkel beszélj, értsd meg a motivációikat, az érdekeiket, a fájdalmas pontjaikat, a kérdéseiket, a problémáikat. A digitalizált rendszert úgy kell tervezni, hogy az figyelembe veszi az embert, az embereket is.